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Personne ne sait quand une urgence se produira, mais vous pouvez vous préparer, vous et vos employés, pour savoir quoi faire le cas échéant. Depuis le début de la pandémie de COVID-19, j’ai été témoin de ses conséquences sur les organisations et les employés, de la détérioration de la santé mentale des travailleurs à l’épuisement des ressources organisationnelles. Bien que j’espère qu’une telle expérience ne se reproduise jamais de notre vivant, cela me rappelle l’importance de la planification des mesures d’urgence.

En situation d’urgence, les gens ont en général besoin de communications franches et fréquentes ainsi que de structure pour assurer leur sécurité physique et mentale. Pour atténuer les difficultés vécues en cas d’urgence, je vous encourage à tenir compte des trucs de planification suivants pour que votre organisation et vos employés se sentent bien préparés.

Dressez un plan d’action

Différentes urgences peuvent avoir un effet différent sur votre organisation et vos employés. Pour cette raison, vous devez songer aux urgences qui peuvent survenir et créer un plan d’action pour chacune. Le but principal d’un plan d’intervention d’urgence devrait être d’assurer la sécurité physique, mais je vous recommande aussi de discuter de la façon dont votre organisation traiterait les effets néfastes qu’une urgence pourrait avoir sur la santé mentale et le bien-être des employés. Par exemple, vous pourriez songer à fournir le numéro d’une ligne d’assistance à vos employés pour qu’ils aient accès à du soutien immédiat en situation d’urgence.

Mettez des ressources en santé mentale à la disposition des employés toute l’année

Selon l’Organisation mondiale de la santé, la plupart des personnes touchées par une urgence éprouvent une forme quelconque de détresse, entre autres de l’anxiété ou de la tristesse, un sentiment d’impuissance, des troubles du sommeil, de l’irritabilité, etc. Comme nous ignorons quand une situation d’urgence surviendra, il est important d’avoir les ressources nécessaires en place en tout temps pour soutenir nos employés. Ces ressources peuvent comprendre un programme d’aide aux employés (PAE), une ligne d’écoute téléphonique ou d’autres mesures d’aide des ressources humaines. De plus, je vous recommande de faire la promotion de ces ressources auprès de vos employés plusieurs fois durant l’année pour qu’ils soient conscients de leur utilité. Lorsque vous transmettez l’information, veillez à présenter les avantages et non seulement les renseignements nécessaires pour accéder aux ressources.

Communiquez les attentes d’avance

Lorsqu’une urgence arrive, les gens sont très émotifs. Il est donc préférable de préparer vos employés à une urgence en faisant part de vos attentes longtemps à l’avance. Quand vous communiquez avec vos employés, je vous recommande d’utiliser des messages clairs et uniformes pour éviter les malentendus et la confusion. Assurez-vous également de répondre aux questions de vos employés, d’apaiser leurs préoccupations et de confirmer qu’ils comprennent les procédures. Ils auront une foule de questions, donc veillez à expliquer comment l’organisation communiquera avec les employés durant une situation d’urgence. Par exemple, vous pourriez utiliser le réseau intranet de l’entreprise, produire des messages vidéo quotidiens et les envoyer par courrier électronique, etc.

La planification des mesures d’urgence est un processus essentiel à la sécurité des employés, et elle ne devrait pas être remise à plus tard. Si vos employés ont besoin d’assistance pendant ou après une urgence, ne manquez pas de les diriger vers le programme d’aide aux employés, en plus de leur suggérer les autres ressources internes dont vous disposez.